اختار موضوع لخطبتك يهم الجمهور - اتصال

اختيار موضوعات تهم الجمهور

لابد تدرك أهمية التحضير الجيد للخطبة قبل إلقائها بوقت كاف، ومن ثم يكون لديك الوقت للتدرب عليها وتجويدها. ومع ذلك فإن التحضير وحده لا يضمن حسن تقبل الجمهور لخطبتك أو لعرضك. لذلك ينبغي أن تحلل الجمهور لكي تكون خطبتك أو عرضك ذا صلة وثيقة بما يهمهم.

تحليل الجمهور- مفتاحك للنجاح

يغفل العديد من الخطباء الحاجة إلي تحليل الجمهور باعتباره جزءًا من إعداد الخطبة. غير أن التحليل الجيد للجمهور يُمَكنك من إلقاء خطبة مؤثرة ذات مغزى لا ينساها الجمهور. ومعظم الخطباء المحترفين يرسلون إلي عميلهم- وهو الشخص أو ممثل الشركة/ المؤسسة الذى يختارهم لإلقاء خطبهم- استقصاءً مكونا من عدة صفحات، من أجل جمع معلومات عن العميل و الموضوع  الذى سيتحدثون عنه. وتسمح لك هذه المعلومات بموائمة عرضك أو خطبتك من أجل الوصول إلي أقصي حد من التأثير. ولقد أعددت مجموعتين من الأسئلة لتحليل الجمهور، بالإضافة إلي أفكار ونصائح بشأن إمكانية استخدام هذه النتائج لإعداد خطبك. والآن، لنفترض أن (الاتحاد الدولي للرقص والرياضة) قد طلب منك التحدث في مؤتمر الرياضة واللياقة الذى سيعقد قريبًا في نيويورك. ما الذى تحتاج إليه لتبدأ؟ توجد مرحلتان من مراحل تحليل الجمهور:

إجراء استقصاء ما قبل البرنامج، وتهيئة استقصاء البرنامج. وكل واحد منهما يتناول النقاط التالية:

• التحليل: من هم جمهورك؟ وكم عدد الحاضرين؟
• التفهم: ما الذى يعرفونه عن الموضوع الذى تخطط للتحدث عنه؟
• طبيعة الأشخاص الذين تتحدث إليهم: من أين ينحدر الجمهور؟ ما هي أعمارهم ونوعهم وخلفياتهم التعليمية؟
• الاهتمامات: لماذا يحضرون هذا المؤتمر أو الحلقة الدراسية أو الحدث؟ هل دعاهم أحد للحضور، أم أنهم يشاركون من تلقاء أنفسهم؟
• البيئة: أين ستقف؟ هل سيتمكن الجميع من رؤيتك والاستماع إليك؟
• الاحتياجات: ما هي احتياجاتهم وفقًا لموضوع خطبتك؟
• التهيئة: ما الذى تحتاج إلي تضمينه في خطبتك (من أمثلة، وقضايا وما إلي ذلك) كي تتمكن من تلبية متطلباتهم؟
• التوقعات: ما الذى يتوقع الجمهور سماعه أو تعلمه منك؟

البرنامج الناجح للخطابة - اتصال

استقصاء تهيئة البرنامج

يعتبر استقصاء تهيئة البرنامج أكثر عمقًا؛ حيث يتناول طرح أسئلة أكثر تحديدًا حول أعضاء المؤسسة، مما يساعدك علي معرفة أية معلومة يمكن أن تتجنب الحديث عنها. ابدأ استقصاء تهيئة البرنامج عندما تختار الموضوع وتستكمل الحقائق  الأساسية عنه. وعند هذه النقطة بالتحديد، ينبغي أن تربط العرض بهذا الاستقصاء. وقد تتشابه بعض أسئلة استقصاء تهيئة البرنامج مع أسئلة استقصاء ما قبل البرنامج، وهذا شيء مقصود:

1. ما الفكرة الأساسية للاجتماع؟
2. ما أهم التحديات أو المشكلات التي تواجه أعضاء المجموعة؟
3. ما السمات السائدة للأعضاء العاديين؟
4. العمر.............................  الدخل السنوي..........................
   الخلفية التعليمية:.................................
   النوع:........................ ....     الوظيفة:...................
5. هل ستتواجد أي شخصيات مهمة؟
6. كم عدد جمهور الحضور؟
7. لماذا تحضر هذه المجموعة هذا الاجتماع؟
8. كيف تم إخطارهم؟
9. ما رأي الجمهور عمومًا فيما يتعلق بهذا الموضوع؟ (موضوع محبب أم عدائي إلخ)؟
10. ما الحقائق الثلاثة التي ينبغي علي معرفتها عن هذه المجموعة قبل مخاطبتهم؟
11. من الخطباء الذين استعنت بهم من قبل، وماذا كانوا يناقشون في هذا الموضوع؟
12. من الخطباء أو البرامج التي قوبلت بالمزيد من الحماس؟
13. برجاء وضع قائمة بأسماء ووظائف ثلاثة أشخاص من مؤسستك، بحيث يكونون مشهورين ومحبوبين من قبل المجموعة التي ستستمع إلي خطابك؟
14. من الذى يمكنني التحدث أو المزاح معه إذا دعت الحاجة إلي ذلك؟
15. ما أهم ثلاث أحداث متميزة حدثت للشركة أو للمجموعة خلال العام الماضي؟
16. يرجى التحدث حول "اللون" الذى تعتقد أنه ذو صلة بالمكان الذى ستلقى فيه خطبتك.
17. ما الذى تحاول إنجازه علي وجه التحديد في هذا الاجتماع؟
18. ما الأهداف المحددة التي عليك تحقيقها خلال الجزء المخصص لك في الاجتماع؟
19. هل هناك أي مسائل أو موضوعات خاصة تعتقد أنه من الضروري أن تناقشها خلال البرنامج؟
20. هل هناك أي مسائل أو موضوعات خاصة تعتقد أنه من الضروري تجنبها خلال البرنامج؟
21. هل لديك أي مقترحات من شأنها أن تساعدك علي تحقيق أفضل عرض استمع إليه الجمهور علي الإطلاق؟

مرة أخري، ستساعدك تلك الإجابات علي صياغة خطبتم بحيث تلائم الجمهور. وسوف يكون لديك حرية الاختيار في وضع قائمة أسئلة خاصة بك، وتستطيع أن تستخدمها من أجل إعداد برنامجك. ويمكنك الاستعانة بالقائمة التي قدمتها إليك توًا، مع ضرورة تكييفها وفقًا لاحتياجاتك الخاصة. وتذكر أنك كلما عرفت المزيد عن الجمهور، كان هذا في صالحك.

وإليك مثالا حول كيفية استخدامي للإجابات التي حصلت عليها من كلا الاستقصائيين لإعداد أفضل. كانت شركة "ماكديرميد"، ومقرها "واتيربيري كونيكتيكت"، تجري برنامجًا تدريبيًا مدته أربعة أيام لممثلي المبيعات والمهندسين الذين يعملون في قسم التسويق الدولي. وقد طلب مني أن أكون المتحدث الرئيسي للخطاب الختامي، وكانت مهمتي، كمحاضر، هي تحفيز مندوبي المبيعات والمهندسين العاملين بالشركة علي تطبيق المهارات التي تعملوها خلال الدورة التدريبية.

وتم انعقاد البرنامج التدريبي في منتجع للتزحلق علي الجليد في مات سنو، في نيو إنجلاند، فأجريت اتصالاً هاتفياً بمات سنو، وتعرفت علي أكثر مناطق التزحلق صعوبة هناك؛ حيث كان اسمها "فك الموت". كما قمت أيضًا بوضع خطط للوصول إلي المكان في المساء قبل الموعد، للتعرف علي أسماء أكبر عدد ممكن من المشاركين. وخلال خطبتي، قارنت بين تحديات إعداد عرض وتحديات التزحلق علي الجليد من أعلي جبل، وكيف أنك في بعض الأحيان قد تسقط ولكنك تجبر نفسك علي النهوض وتحاول مرة أخري. كما ذكرت خلال العرض اسم مديرهم التنفيذي، الذى كان يجلس في الصف الأمامي وكان يتمتع بقدر كبير من روح الدعابة. واستخدمت خاتمة كوميدية تتعلق باستخدام قبعة التزحلق والقفاز والنظارات، وهو ما يوضح أن بوسعك المخاطرة والاستمتاع في الوقت ذاته، إذا ما استخدمت قصة تساعدك علي توصيل الرسالة إلي الجمهور.

وقد تمكنت من توصيل الرسالة التي أريدها بقوة عندما ربطت الرسالة التي تتضمنها الخطبة بالمكان الذى يعقدون فيه اجتماعهم، وربطت بين موضوعها وبين تحديات التزحلق علي الجليد، وأضفيت بعض الدعابة علي عرضي، وذكرت أسماء بعض الحاضرين، وبالتالي فقد نجحت في تحقيق هدفي.

وتذكر أنه من الضروري أن تستخدم كلا الاستقصائيين عند الإعداد لأي عرض، وإليك الأسباب:

1. يزودك استقصاء ما قبل البرنامج بالفكرة العامة التي تسيطر علي المجموعة. علي سبيل المثال: لنفترض أنك ستقدم عرضًا عن النساء باعتبارهن قوة عاملة. فمن خلال الاستقصاء الذى تجريه ستعرف أن معظم السيدات أمهات عاملات.
2. ويزودك استقصاء تهيئة البرنامج بالتفاصيل الضرورية حول الأشخاص الذين سيحضرون خطبتك، وبالتالي سوف تتمكن من تهيئة وصياغة ما ستقول وفقًا لا احتياجاتهم. علي سبيل المثال: يمكنك تهيئة الخطبة لإظهار كيف أن المرأة تكافح من أجل العمل، وكذلك من أجل تربية أطفالهم.

كيف تكسب الجمهور حولك؟ اتصال

الأداء الإيجابي: الجانب النفسي للجمهور

عندما يتم دعوة جمهور للاستماع إلي متحدث، فنادراً ما يذهبون إلي العرض متمنين ان يكون المتحدث مملاً أو فاشلاً. فمتي كانت آخر مرة ذهبت إلي منتدى، وقلت لنفسك أتمني أن أخرج من هذا المنتدى صفر اليدين، إهدار مالي؟ الحقيقة أنك ستقول أود أن يزودني هذا المنتدى ببعض المعلومات القيمة، أو الرؤى، أو الأدوات أو الفتيات التي يمكنني البدء في استخدامها من اليوم، لتساعدني علي تحسين أدائي في عملي.

ويود الجمهور أن يشعر بأن الخطبة التي سوف تلقيها أو المنتدى أو العرض وثيق الصلة بهم، فربما يبحث الناس عن إجابات تساعدهم علي حل مشكلاتهم في المنزل أو في العمل، ويريدون أن يشعروا باهتمامك بهم وتفهمك لهم.

وعند هذه النقطة، يكون تحليل الجمهور الذى تجريه مفيدًا. وكلما كانت أسئلة تحليل الجمهور التي تضعها عميقة، كنت مستعدًا ومتفهمًا لنفسية الجمهور واحتياجاتهم ورغباتهم. إن معرفتك لهذه المعلومات المحددة سوف تزودك بالمعلومات التي تحتاجها لمعالجة احتياجات الجمهور أثناء العرض الذى تقدمه، وبالتالي سوف تدفع الجمهور إلي قول:

"إن هذا المتحدث يفهم بالفعل مشاكلنا ويستحق ما يتقاضاه!" ويكمن السر وراء نجاح المتحدث في معرفته للجمهور قبل التحدث إليهم.

نصائح الخبراء: الرغبات السبع في اللاوعي عند الجمهور

يقدم لنا "توني جيري"- مؤلف كتاب "Inspire Any Audience"- ما يسمي "بالرغبات السبع في اللاوعي لدى الجمهور" فيما يتعلق بإلقاء الخطبة التي يرغب كل واحد من الجمهور في الاستماع إليها، ويتمثل ذلك فيما يلي:
الانتماء

1. الاحترام
2. الحب
3. الأمن
4. النجاح
5. الإلهام
6. الرومانسية

وهذا يعني من وجهة نظر جمهورك أن تجيب خطبتك أو عرضك علي سؤال بسيط: "ما الفائدة التي سوف تعود علي ّ؟".

عوامل بناء الثقة:

الحديث التقريري وحديث الألفة

الحديث التقريري هو إلقاء خطبتك بنبرة واحدة وعلي نفس الوتيرة، وغالبا ما تبدو وكأنك تقرأ خطبتك دون بذل أي جهد
لإشراك الجمهور. وعلي الجانب الآخر فإن حديث الألفة هو أن تلقى خطبتك بأسلوب محادثة حية يشترك فيها الجمهور. وتعد عملية بناء الثقة بينك وبين الجمهور أمرا ضروريًا من أجل تقبلهم لك. وقبل أن أقدم لك نصائح حول بناء الثقة بينك وبين الجمهور أود منك، في البداية، أن تدرك أن عليك كسب احترام الجمهور، وكذلك أن تتعامل مع الجمهور مثلما تتعامل معه الأسرة، والأصدقاء، والزملاء في العمل، أي أن تتعامل مع أسئلة الجمهور ومتطلباته بلياقة واهتمام.

• قدم التحية لجمهورك: إن أحد أكثر الاستراتيجيات فعالية، والتي أستخدمها في منتدياتي، هي قيامي بتحية جميع الحضور فور دخولهم القاعة، وهذا يظهر أنه يمكن للجميع التعامل معك، لذا دائمًا ما أصل مبكرًا كي أتمكن من إعداد كل شيء إعدادًا ملائمًا؛ وبذلك أتمكن من تحية الناس والمساعدة في مد جسور الصلة فوراً بيني وبين الجمهور.
• البدء في الموعد المحدد: إذا كان من المقرر أن تبدأ في الساعة التاسعة صباحًا وكان 99% من الجمهور حاضرين فابدأ في الموعد. ويعتقد العديد من المتحدثين أن عليهم الانتظار لبضع دقائق حتي يكتمل العدد، ولكن إياك أن تفعل هذا، إذ لابد أن تظهر احترامًا لمن بذلوا جهدًا أكبر وأتوا في موعدهم. لماذا ينبغ عليهم الانتظار؟
• تعرف علي أسماء الحاضرين: إنني أحاول قدر المستطاع تذكر أسماء الجمهور عن طريق تشجيعهم علي وضع بطاقات تحمل أسماءهم. لأن هذا يساعدك علي مناداة الأشخاص بأسمائهم، ومن ثم تضفي روح الود علي المناخ العام.
  
  حافظ علي التواصل بالعين: يقال إن العين هي مرآة الروح، والحفاظ علي التواصل بالعين مع الجمهور يظهر اهتمامك الحقيقي بهم. ويتأكد هذا الأمر عندما تدخل في مناقشة مع أحد أعضاء المجموعة. لذا، حافظ علي التواصل بالعين بينك وبين أكبر عدد ممكن من الجمهور، وحاذر من التحدث إلي نفس المجموعة القليلة من الجالسين في الصف الأول.
• أظهر الاهتمام: عندما يطرح الناس عليك سؤالا أو يقومون تعليقًا أثناء المنتدى، أظهر الاهتمام لهم الاحترام من خلال اهتمامك بما يقولون وكرر السؤال علي جمهور الحاضرين، ويمكنك أن تقول علي سبيل المثال: "ماري التي ... طرحت سؤالا حول..." فهذا نوع من أنواع إظهار الاحترام لماري، بدليل أنك تستخدم اسمها.
• وضع جدول للاستراحات: إن إعطاء الجمهور فترة استراحة يسمح لهم بالاعتناء بأعمالهم الخاصة، مثل الاتصال بأماكن عملهم لإنجاز أمر ما، كما أنها تمنحهم فسحة من الوقت للاستراحة، بالإضافة إلي أنها تمنحك الفرصة لتختلط بالجمهور وتوثق معرفتك بهم. ومن خلال هذه المحادثات التلقائية، يمكنك التعرف علي ردود أفعال الجمهور بموعد عودتهم من الاستراحة.
• كافئ الناس علي مقترحاتهم: لقد اشتركت في العديد من الندوات، وقد كان يشارك أحد الحضور بالفعل في تقديم اقتراح قيم أو فكرة متميزة تثري المنتدى. وكحافز لتشجيع الأشخاص علي المشاركة، فإنني أقدم للمتطوعين هدايا بسيطة تتعلق بمهارات التحدث أو تقديم العروض، وهي أشياء يمكنهم استخدامها في عروضهم الخاصة، مثل أحد شرائط الفيديو الخاصة بي أو شرائط تسجيل الصوت أو أقلام التوضيح.
• اجعل من الوصول إليك أمراً يسيراً: إن سياستي هي أن أسهل علي جميع من يحضرون ندواتي الوصول إلي عن طريق الهاتف، أو الفاكس أو البريد الإلكتروني؛ لأن هذا يمحنهم فرصة لطرح الأسئلة، كما أنه يظهر اهتمامي الحقيقي بهم.

كيف يصبح حديثك شيقاً ؟ اتصال

أتمني ألا أكون مملاً

1. لقد تعلمت، حتي الآن، الكثير عن استقصاءات تحليل الجمهور، وكيفية بناء علاقة مع الجمهور قبل أن تبدأ برنامجك. والآن ها هم يجلسون أمامك، ولعلك لا ترغب في أن يناموا. لذا سأقدم لك نصائح وأسرار تساعدك علي إبقاء الجمهور متيقظين ومنتبهين، وهي كما يلي:

• استخدم الجمل الانتقالية بفاعلية: إن الجمل الانتقالية تعد جزءاً فعالاً من أجزاء العرض السلس، غير أن العديد من المتحدثين ينسون الإعداد للجمل الانتقالية. والغرض الأساسي من الجمل الانتقالية هي نقل المستمعين من فكرة إلي أخري، وإليك بعض الأمثلة الناجحة:
• ربط الكلمات أو الجمل: وهذا يتضمن عبارات مثل: "علاوة علي ذلك"، و"بينما"، و "مع ذلك"، و"بالإضافة إلي"، و "أخيرًا"، و"هكذا". "ومع ذلك حاول ألا تبالغ في استخدام هذه العبارات.
  
  تعدد النقاط: "لدىَّ ثلاثة نقاط ينبغ تذكرها: الأولي هي ... والثانية هي... أما الثالثة فهي..."
• الوقفة: حتي الوقفة البسيطة يمكن استخدامها بفاعلية كمحطة انتقالية. وهذا يسمح للجمهور بالتفكير فيما قيل، ويمنحهم الوقت لتسجيل هذه الرسالة قبل الانتقال إلي نقطة أخري.

2. حافظ علي استمرار التواصل بين أفراد الجمهور: امنح الفرصة لكل واحد من المشاركين للاشتراك في عرضك، بإعطاء المشاركين أشياءً يقومون بها أثناء العرض، كأن يقدم أحدهم التحية للشخص الجالس في المقعد المجاور له، أو أن يطرح سؤالا علي أحد المشاركين. وفيما يلي أمثلة تساعدك علي الإبقاء علي هذا التواصل:

•  طرح الأسئلة: "كم واحد منكم...؟"
• العودة إلي ما قيل: "هل تتذكرون ما قلته حول...؟"

3. التحرك في أرجاء المكان: لا تقف في نفس المكان عندما تتحدث، بل تحرك في أرجاء المكان كي تجبر الجمهور علي متابعتك بأبصارهم لأن هذا يبقيهم منتبهين لك.

4. الابتسامة: إنها إشارة عالمية يفهمها الجميع في كل أنحاء العالم، ولها مفعول السحر.

5. حافظ علي التواصل بالعين: ابذل جهدك من أجل الحفاظ علي التواصل بالعين بينك وبين كل واحد من الحضور؛ لأن هذا يعمل علي بناء الألفة بينكم كما أنه يبقى الجمهور مشتركًا في العرض. وليس المقصود التحديق في الجمهور عندما تتحدث ولكن المقصود هو النظر إليهم كافية للحفاظ علي هذه الصلة، وعادة ما تكون من ثلاث إلي خمس ثوان لكل شخص.

6. تواصل مع الجمهور ذهنياً: اطرح أسئلة تحفز ذهنهم، وأجبرهم علي التفكير في الأسئلة التي طرحتها، لأن إشراكهم في التفكير يتيح لهم القيام بأشياء أكثر من مجرد الاستماع.

7. تواصل مع الجمهور بدنيًا: قدم للجمهور تدريبات بدنية خلاقة يقومون بها؛ مثل تمارين مد الذراعين خلف رؤوسهم أو أرجحه الذراعين علي أجنابهم، لأن هذا يدفع الدم إلي التدفق في أجسامهم، ومن ثم يتواصلون معك في العرض.

8. قدم للجمهور توجيهات واضحة: قدم لجمهورك تعليمات واضحة حول ما تريد منهم أن يقوموا به، لأنهم لو تعرضوا للإرباك فإنهم إما سينصرفون بوجوههم عنك أو سيصابون بالملل. فالارتباك يقترن بالملل وكلاهما يقتلان عرضك.

9. قم بإجراء استقصاء شفوي: تأكد من أن جميع من بالقاعة سوف يستفيدون من عرضك، وذلك بأن تحاول- من وقت لآخر خلال البرنامج- أن تسألهم عما إذا كان لديهم استفسارات أو تعليقات، ولا تنتظر حتي النهاية، لأنه ربما يكون الأوان فات. كذلك انتهز الفرصة لإجراء استقصاء بين الجمهور، واسألهم حول مدى ارتياحهم ( هل يشعرون بالحرارة الشديدة، أم بالبرد الشديد، أو في حاجة إلي استراحة أو تناول مشروب بارد، وغير ذلك).

10. تفاعل مع الجمهور: يحب الجمهور أن يستقطع المتحدث أو مدير الجلسة بعض الوقت للتحدث إليهم، وهذا يتيح لك الفرصة أيضًا للتعرف علي جمهورك. وليكن الحوار عن مسئولياتهم المهنية أو حياتهم الشخصية أو هواياتهم.

التدرّب علي إلقاء الخطبة - اتصال

التدريب الجسدي علي إلقاء الخطبة

إليك ثلاث نصائح يمكن أن تساعدك علي التدريب الجسدي علي إلقاء الخطبة، ولكي لا تبدو وكأنك تتلوها علي الجمهور.

•  اكتب خطبتك بالطريقة التي سوف تقرؤها بها. كما قلت آنفًا، يخفق الناس الذين يقرءون خطبهم في المحافظة علي التواصل بالعين. ومن أجل تجنب ذلك، اكتب بنبرة الصوت التي تستخدمها عندما تتحدث إلي أفراد أسرتك أو أصدقائك، ثم اكتب خطبتك مستخدماً أنواعًا مختلفة من الخطوط، مما يسهل قراءتها، لأن استخدام نوع واحد من الخطوط يزيد من صعوبة القراءة.
•  اجعل الفقرات قصيرة وواضحة. ابدأ فقرة جديدة بعد كل جملتين، مثل الأسلوب المتبع في مقالات الجرائد، بل إن البعض قد يغير لون النص في كل فقرة. احرص أيضًا علي عدم بدء فقرة في صفحة وإكمالها في الصفحة التالية، بل ابدأ كل صفحة بفقرة جديدة لأن هذا يسمح لك بالتوقف بينما تنتقل من صفحة إلي أخرى.
• ثبت الأوراق مع بعضها البعض. ثبت الأوراق معًا باستخدام مشجب، فلا تستخدم الدبابيس، وعندما تبدأ انزع المشجب. وضع أرقاما للصفحات؛ لأنك سوف تدهش إذا علمت عدد الناس الذين غفلوا عن أوراقهم التي لا تحمل أرقاما، إنها حقاً كارثة! تذكر دائمًا أنك مضطر إلي التعامل مع تلك الأوراق أثناء إلقاء الخطبة وأنك ترغب في أن يكون هذا الأمر سهلا ويسيرا كما تريده بالضبط. وأثناء فترات التوقف، حرك الورقة التي انتهيت منها ببطء وتابع حديثك في الصفحة السابقة أو قلب الصفحة لأن الجمهور سيرونك وأنت تفعل هذا، وهذا سينبههم إلي أنك تقرأ خطبتك بالكثير من التدريب والإعداد الجيد سوف تستطيع قراءة خطبتك بنجاح.

استخدام المذكرات

تحدد المذكرات المقاطع الرئيسية والنقاط الأساسية. وأنا أنصح باستخدام المذكرات أو البطاقات المفهرسة، وهي الطريقة الأكثر شيوعًا من أجل تذكر مادة الخطبة. ولاستخدام المذكرات مزايا عديدة تفوق القراءة من النص، والسبب أنك تستخدم نبرة صوتك الطبيعية ويكون التواصل بالعين بينك وبين الجمهور أكثر فعالية. وإليك مقترحات عليك تذكيرها إذا ما قررت استخدام المذكرات.

•  الاختصار. لا تكتب فقرات كاملة من النص، بل استخدام بضع كلمات أو جمل أساسية علي كل بطاقة بما يكفي فقط لإنعاش ذاكرتك. كذلك لا تضع في البطاقة الواحدة أكثر من فكرة واحدة أو فكرتين، واطبعها بخطوط كبيرة ومنمقة كي يسهل عليك قراءة الملاحظات.
• تذكر أن تقوم بترقيم بطاقات المذكرات. كيلا تغفل قراءة بعضها.
• دوِّن في المذكرات الاقتباسات، والإحصائيات والقوائم، لا تكتب فقرات كاملة من النص
• اترك مذكراتك علي المنصة أو الطاولة بينما تتحرك من حين لآخر أثناء التحدث. لا تخش التحرك بعيدًا عن مذكراتك والخروج من منطقة الأمان، لا سيما أن الكثير من الخطباء يستخدمون المنصة للاختباء خلفها، وهذا يحد من استخدامهم لأجسادهم. لكنك إذا وضعت المذكرات في يدك، فلن تتمكن من استخدام الإيماءات.
• تدرب علي استخدام بطاقات المذكرات. يساعدك التدريب علي تحليل ملاحظاتك. علي سبيل المثال، إذا وجدت نفسك تقرأ من بطاقات الملاحظات كثيراً، اختزل مقدار النص المكتوب في البطاقات.
• استخدام الصور والخرائط. إن استخدام بطاقات المذكرات لا يقتصر علي الكلمات فحسب؛ فالصور تساعدك علي تصور النقاط الأساسية في خطبتك، وفي بعض الحالات من الأفضل أن ترسم لوحة أو شكلا علي بطاقات المذكرات. ففي بعض الأحيان لا تحتاج إلي أكثر من مجرد رسومات بسيطة لتنعش ذاكرتك.

كذلك يمكنك استخدام الصور الموحية لتقص القصة من ذاكرتك، وهذا الأمر يتطلب قدرة إبداعية عالية ولكنه يستحق ما يبذل فيه من جهد. علي سبيل المثال: تصور في عقلك سير الأحداث، وعندما تحول خطبتك إلي قصة، سواء حقيقية أم خيالية، فمن الأسهل أن تتصور خطبتك كقصة وليس مجموعة من الكلمات المكتوبة بترتيب معين.

استخدام المساعدات البصرية

إن المساعدات البصرية البسيطة تخدمك بفاعلية في التعامل مع العناوين، والعناوين الفرعية التي يتضمنها موضوعك، وتسمح للجمهور برؤية ما تناقشه. لذا احرص علي وضع عناوين ذات مغزى، وتدرب علي استخدام هذه العناوين فقط كنقاط تذكيرية. إن إجادة هذا الأمر يتطلب الكثير من الوقت بيد أن التدريب يساعدك علي تذكر خطبتك، فعلي سبيل المثال: قد تقرأ في أحد وسائل المساعدة البصرية "كيفية بناء العرض" ومن ثم يمكنك التحدث تلقائيًا عما قمت بإعداده. فإذا كنت قد أعددت خطبتك إعدادًا جيدًا فسوف يمكنك التحدث بأسلوب حوارى. وبالنسبة لي، فعندما أقدم عرضًا فإنني أستخدم شرائح العرض. وإليك مثالا لإحدى الشرائح التي أستخدمها عندما أحاضر في حلقة نقاشية حول موضوع "كيفية التغلب علي القلق من التحدث عند إلقاء خطبة أو تقديم عرض".