البرنامج الناجح للخطابة - اتصال

استقصاء تهيئة البرنامج

يعتبر استقصاء تهيئة البرنامج أكثر عمقًا؛ حيث يتناول طرح أسئلة أكثر تحديدًا حول أعضاء المؤسسة، مما يساعدك علي معرفة أية معلومة يمكن أن تتجنب الحديث عنها. ابدأ استقصاء تهيئة البرنامج عندما تختار الموضوع وتستكمل الحقائق  الأساسية عنه. وعند هذه النقطة بالتحديد، ينبغي أن تربط العرض بهذا الاستقصاء. وقد تتشابه بعض أسئلة استقصاء تهيئة البرنامج مع أسئلة استقصاء ما قبل البرنامج، وهذا شيء مقصود:

1. ما الفكرة الأساسية للاجتماع؟
2. ما أهم التحديات أو المشكلات التي تواجه أعضاء المجموعة؟
3. ما السمات السائدة للأعضاء العاديين؟
4. العمر.............................  الدخل السنوي..........................
   الخلفية التعليمية:.................................
   النوع:........................ ....     الوظيفة:...................
5. هل ستتواجد أي شخصيات مهمة؟
6. كم عدد جمهور الحضور؟
7. لماذا تحضر هذه المجموعة هذا الاجتماع؟
8. كيف تم إخطارهم؟
9. ما رأي الجمهور عمومًا فيما يتعلق بهذا الموضوع؟ (موضوع محبب أم عدائي إلخ)؟
10. ما الحقائق الثلاثة التي ينبغي علي معرفتها عن هذه المجموعة قبل مخاطبتهم؟
11. من الخطباء الذين استعنت بهم من قبل، وماذا كانوا يناقشون في هذا الموضوع؟
12. من الخطباء أو البرامج التي قوبلت بالمزيد من الحماس؟
13. برجاء وضع قائمة بأسماء ووظائف ثلاثة أشخاص من مؤسستك، بحيث يكونون مشهورين ومحبوبين من قبل المجموعة التي ستستمع إلي خطابك؟
14. من الذى يمكنني التحدث أو المزاح معه إذا دعت الحاجة إلي ذلك؟
15. ما أهم ثلاث أحداث متميزة حدثت للشركة أو للمجموعة خلال العام الماضي؟
16. يرجى التحدث حول "اللون" الذى تعتقد أنه ذو صلة بالمكان الذى ستلقى فيه خطبتك.
17. ما الذى تحاول إنجازه علي وجه التحديد في هذا الاجتماع؟
18. ما الأهداف المحددة التي عليك تحقيقها خلال الجزء المخصص لك في الاجتماع؟
19. هل هناك أي مسائل أو موضوعات خاصة تعتقد أنه من الضروري أن تناقشها خلال البرنامج؟
20. هل هناك أي مسائل أو موضوعات خاصة تعتقد أنه من الضروري تجنبها خلال البرنامج؟
21. هل لديك أي مقترحات من شأنها أن تساعدك علي تحقيق أفضل عرض استمع إليه الجمهور علي الإطلاق؟

مرة أخري، ستساعدك تلك الإجابات علي صياغة خطبتم بحيث تلائم الجمهور. وسوف يكون لديك حرية الاختيار في وضع قائمة أسئلة خاصة بك، وتستطيع أن تستخدمها من أجل إعداد برنامجك. ويمكنك الاستعانة بالقائمة التي قدمتها إليك توًا، مع ضرورة تكييفها وفقًا لاحتياجاتك الخاصة. وتذكر أنك كلما عرفت المزيد عن الجمهور، كان هذا في صالحك.

وإليك مثالا حول كيفية استخدامي للإجابات التي حصلت عليها من كلا الاستقصائيين لإعداد أفضل. كانت شركة "ماكديرميد"، ومقرها "واتيربيري كونيكتيكت"، تجري برنامجًا تدريبيًا مدته أربعة أيام لممثلي المبيعات والمهندسين الذين يعملون في قسم التسويق الدولي. وقد طلب مني أن أكون المتحدث الرئيسي للخطاب الختامي، وكانت مهمتي، كمحاضر، هي تحفيز مندوبي المبيعات والمهندسين العاملين بالشركة علي تطبيق المهارات التي تعملوها خلال الدورة التدريبية.

وتم انعقاد البرنامج التدريبي في منتجع للتزحلق علي الجليد في مات سنو، في نيو إنجلاند، فأجريت اتصالاً هاتفياً بمات سنو، وتعرفت علي أكثر مناطق التزحلق صعوبة هناك؛ حيث كان اسمها "فك الموت". كما قمت أيضًا بوضع خطط للوصول إلي المكان في المساء قبل الموعد، للتعرف علي أسماء أكبر عدد ممكن من المشاركين. وخلال خطبتي، قارنت بين تحديات إعداد عرض وتحديات التزحلق علي الجليد من أعلي جبل، وكيف أنك في بعض الأحيان قد تسقط ولكنك تجبر نفسك علي النهوض وتحاول مرة أخري. كما ذكرت خلال العرض اسم مديرهم التنفيذي، الذى كان يجلس في الصف الأمامي وكان يتمتع بقدر كبير من روح الدعابة. واستخدمت خاتمة كوميدية تتعلق باستخدام قبعة التزحلق والقفاز والنظارات، وهو ما يوضح أن بوسعك المخاطرة والاستمتاع في الوقت ذاته، إذا ما استخدمت قصة تساعدك علي توصيل الرسالة إلي الجمهور.

وقد تمكنت من توصيل الرسالة التي أريدها بقوة عندما ربطت الرسالة التي تتضمنها الخطبة بالمكان الذى يعقدون فيه اجتماعهم، وربطت بين موضوعها وبين تحديات التزحلق علي الجليد، وأضفيت بعض الدعابة علي عرضي، وذكرت أسماء بعض الحاضرين، وبالتالي فقد نجحت في تحقيق هدفي.

وتذكر أنه من الضروري أن تستخدم كلا الاستقصائيين عند الإعداد لأي عرض، وإليك الأسباب:

1. يزودك استقصاء ما قبل البرنامج بالفكرة العامة التي تسيطر علي المجموعة. علي سبيل المثال: لنفترض أنك ستقدم عرضًا عن النساء باعتبارهن قوة عاملة. فمن خلال الاستقصاء الذى تجريه ستعرف أن معظم السيدات أمهات عاملات.
2. ويزودك استقصاء تهيئة البرنامج بالتفاصيل الضرورية حول الأشخاص الذين سيحضرون خطبتك، وبالتالي سوف تتمكن من تهيئة وصياغة ما ستقول وفقًا لا احتياجاتهم. علي سبيل المثال: يمكنك تهيئة الخطبة لإظهار كيف أن المرأة تكافح من أجل العمل، وكذلك من أجل تربية أطفالهم.